Thuiswerkvergoeding

Vergoedingen voor thuiswerken uitgelegd

De thuiswerkvergoeding is voor veel medewerkers een belangrijk onderdeel van hybride werken. Veel mensen werken inmiddels één of meerdere dagen per week vanuit huis. Daardoor ontstaan vragen over de thuiswerkvergoeding en andere vergoedingen voor de thuiswerkplek. Wat moet een werkgever eigenlijk betalen en waar heeft een medewerker recht op?

De regels rondom thuiswerken zijn in Nederland vrij duidelijk, maar worden in de praktijk vaak door elkaar gehaald. Zo is de thuiswerkvergoeding bedoeld voor dagelijkse kosten zoals energie en water, terwijl de inrichting van een ergonomische werkplek onder andere regelingen valt. Daarnaast blijft een werkgever volgens de Arbowet verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek, ook wanneer medewerkers thuiswerken.

In dit artikel leggen we uit hoe de thuiswerkvergoeding werkt, welke vergoedingen voor de thuiswerkplek mogelijk zijn en welke verantwoordelijkheden werkgevers hebben volgens de Arbowet.

Belangrijkste inzichten

• De thuiswerkvergoeding in 2026 bedraagt maximaal €2,45 per dag
  • Werkgevers mogen dit bedrag belastingvrij vergoeden.
  • De vergoeding is bedoeld voor dagelijkse kosten zoals energie, water en koffie.
  • Het bedrag wordt jaarlijks aangepast op basis van inflatie.
• De thuiswerkvergoeding is niet bedoeld voor het inrichten van een werkplek
  • De vergoeding compenseert kleine kosten van thuiswerken.
  • Voor bureaus, bureaustoelen en andere middelen gelden andere regelingen.
• Werkgevers blijven verantwoordelijk voor een veilige werkplek
  • Volgens de Arbowet geldt een zorgplicht voor een gezonde werkplek.
  • Dit geldt ook wanneer medewerkers vanuit huis werken.
  • Werkgevers ondersteunen daarom vaak met ergonomische middelen.
• Veel organisaties bieden ondersteuning voor een thuiswerkplek
  • Een budget voor een thuiswerkplek (vaak €500 tot €1000).
  • Een thuiswerkwinkel waar medewerkers producten kunnen aanvragen.
  • Middelen die door de werkgever ter beschikking worden gesteld.
• Thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding mogen niet tegelijk
  • Op een werkdag mag een werkgever maar één van beide belastingvrij vergoeden.
  • Bij hybride werken maken organisaties daarom duidelijke afspraken over thuiswerkdagen.

Welke vergoedingen en voorzieningen zijn er voor thuiswerken?

Wanneer medewerkers thuiswerken kunnen werkgevers op verschillende manieren ondersteuning bieden. In de praktijk bestaan er drie belangrijke regelingen rondom thuiswerken. Het is belangrijk om deze goed van elkaar te onderscheiden, omdat ze een verschillend doel hebben en fiscaal anders worden behandeld.

Voor medewerkers is het belangrijk om te begrijpen dat een thuiswerkvergoeding niet hetzelfde is als een vergoeding voor het inrichten van een thuiswerkplek. In de praktijk combineren veel organisaties meerdere regelingen om medewerkers goed te ondersteunen bij hybride werken.

1. Thuiswerkvergoeding

De thuiswerkvergoeding is bedoeld voor de extra kosten die medewerkers maken wanneer zij thuiswerken. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor verwarming, elektriciteit, watergebruik en kleine huishoudelijke kosten zoals koffie of thee.

De overheid stelt jaarlijks een maximaal bedrag vast dat werkgevers belastingvrij mogen vergoeden per thuiswerkdag. Deze vergoeding is bedoeld als compensatie voor de dagelijkse kosten van thuiswerken.

2. Middelen die noodzakelijk zijn voor het werk

Werkgevers mogen middelen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het werk belastingvrij ter beschikking stellen. Deze middelen blijven meestal eigendom van de werkgever.

• laptop of computer
• beeldscherm
• toetsenbord en muis
• telefoon

Deze middelen zijn nodig om het werk te kunnen uitvoeren en vallen daarom niet onder de thuiswerkvergoeding. In veel organisaties worden deze middelen standaard verstrekt wanneer medewerkers hybride werken.

3. Inrichting van een ergonomische thuiswerkplek

Omdat een werkgever volgens de Arbowet verantwoordelijk blijft voor een veilige en gezonde werkplek, ondersteunen veel organisaties medewerkers ook bij het inrichten van een ergonomische thuiswerkplek. Wat zo’n werkplek nodig heeft, van stoel en bureau tot beeldschermhoogte, staat in ons advies over het inrichten van een werkplek.

Dit kan bijvoorbeeld door een budget beschikbaar te stellen, door middelen te verstrekken of via een centrale regeling waarbij medewerkers producten kunnen aanvragen voor hun thuiswerkplek.

• een bureaustoel
• een bureau of werkblad
• een monitorarm of laptopstandaard
• andere ergonomische hulpmiddelen

Veel organisaties kiezen tegenwoordig voor een centrale aanpak waarbij medewerkers via een portaal producten kunnen aanvragen en de levering en administratie centraal worden geregeld. Lees hier meer over hoe organisaties dit organiseren via een thuiswerkplek oplossing.

Thuiswerkvergoeding: bedragen en berekeningen

De thuiswerkvergoeding is een belastingvrije vergoeding die werkgevers aan medewerkers kunnen geven voor de extra kosten van thuiswerken. Deze vergoeding is bedoeld voor dagelijkse kosten zoals energie, verwarming, watergebruik en kleine huishoudelijke kosten.

Volgens berekeningen van het Nibud liggen de gemiddelde extra kosten van thuiswerken rond de €2,45 per dag. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor verwarming, elektriciteit, watergebruik, koffie en andere kleine huishoudelijke uitgaven.

Op basis van deze berekeningen heeft de overheid een maximale onbelaste thuiswerkvergoeding vastgesteld. Werkgevers mogen dit bedrag per thuiswerkdag belastingvrij uitkeren aan medewerkers.

Hoogte van de thuiswerkvergoeding

De maximale thuiswerkvergoeding wordt jaarlijks aangepast op basis van inflatie. De bedragen van de afgelopen jaren zijn:

• 2024: €2,35 per thuiswerkdag
• 2025: €2,40 per thuiswerkdag
• 2026: €2,45 per thuiswerkdag

Werkgevers mogen dit bedrag belastingvrij vergoeden. Wanneer een werkgever een hoger bedrag wil uitkeren, moet over het extra bedrag loonbelasting worden betaald of moet het bedrag worden opgenomen binnen de werkkostenregeling (WKR).

Hoe wordt de thuiswerkvergoeding berekend?

De thuiswerkvergoeding wordt meestal berekend op basis van het aantal dagen dat een medewerker thuiswerkt. In veel organisaties worden vaste afspraken gemaakt over het aantal thuiswerkdagen per week. Andere organisaties werken met declaraties of registraties in een HR-systeem.

Voorbeeld: twee dagen thuiswerken per week

• 2 thuiswerkdagen per week
• €2,45 per dag
• ongeveer 8 thuiswerkdagen per maand

De thuiswerkvergoeding bedraagt dan ongeveer €19,60 per maand.

Voorbeeld: drie dagen thuiswerken per week

• 3 thuiswerkdagen per week
• €2,45 per dag
• ongeveer 12 thuiswerkdagen per maand

De thuiswerkvergoeding bedraagt dan ongeveer €29,40 per maand.

Verantwoordelijkheid van de werkgever

Hoewel de thuiswerkvergoeding bedoeld is voor dagelijkse kosten, blijft een werkgever verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek. Volgens de Arbowet heeft een werkgever namelijk een zorgplicht voor de werkplek van medewerkers, ook wanneer zij vanuit huis werken.

Dat betekent dat werkgevers medewerkers moeten ondersteunen bij het creëren van een ergonomische werkplek, bijvoorbeeld met een bureaustoel, bureau of beeldscherm. Lees hier meer over het inrichten van een goede thuiswerkplek.

Inrichting van een ergonomische thuiswerkplek

Naast de thuiswerkvergoeding ondersteunen veel organisaties medewerkers ook bij het inrichten van een ergonomische thuiswerkplek. Dat is niet alleen een praktische keuze, maar hangt ook samen met de verantwoordelijkheid van werkgevers volgens de Arbowet.

Volgens de Arbowet heeft een werkgever namelijk een zorgplicht voor een veilige en gezonde werkplek. Deze verantwoordelijkheid geldt ook wanneer medewerkers thuiswerken. Werkgevers moeten daarom zorgen dat medewerkers ergonomisch kunnen werken en lichamelijke klachten door beeldschermwerk zoveel mogelijk worden voorkomen.

In de praktijk betekent dit dat medewerkers vaak ondersteuning krijgen bij het inrichten van hun thuiswerkplek. Denk bijvoorbeeld aan middelen zoals:

• een ergonomische bureaustoel
• een bureau of zit-sta bureau
• een extern beeldscherm
• een monitorarm of laptopstandaard
• toetsenbord en muis

Deze middelen helpen medewerkers om een goede werkhouding aan te nemen. Wil je weten hoe een ergonomische werkplek eruit ziet? Bekijk dan ook de uitleg over het inrichten van een thuiswerkplek.

Hoe hoog is een vergoeding voor een thuiswerkplek?

De hoogte van een vergoeding voor de inrichting van een thuiswerkplek verschilt per organisatie. In veel bedrijven ligt het budget voor een thuiswerkplek tussen de €500 en €1000 per medewerker.

Een bekend voorbeeld is de regeling van de Rijksoverheid. Binnen deze regeling kunnen medewerkers eens per vijf jaar maximaal €750 gebruiken voor het inrichten van een thuiswerkplek of voor het verduurzamen van hun woning.

Organisaties kiezen vaak voor één van de volgende oplossingen:

• een budget waarmee medewerkers zelf producten kunnen aanschaffen
• een thuiswerkwinkel waar medewerkers producten kunnen aanvragen
• middelen die door de werkgever ter beschikking worden gesteld

Hoe organisaties de thuiswerkplek organiseren

In de praktijk blijkt dat het organiseren van thuiswerkplekken meer omvat dan alleen een budget of vergoeding. Werkgevers moeten bijvoorbeeld rekening houden met ergonomie, administratie, levering van producten en het beheer van middelen wanneer medewerkers uit dienst gaan.

Steeds meer organisaties kiezen daarom voor een centrale aanpak waarbij het hele proces rondom thuiswerkplekken wordt georganiseerd. Daarbij worden aanvragen, levering, administratie en eventuele retourlogistiek centraal beheerd.

Drie manieren om een thuiswerkplek te regelen

Voor de inrichting van de thuiswerkplek kiezen werkgevers grofweg uit drie modellen: een budget geven, middelen van kantoor meegeven of de middelen centraal verstrekken en beheren. Geen van de drie is zonder nadeel. De tabel zet ze naast elkaar.

	Budget geven	Middelen van kantoor meegeven	Centraal verstrekken en beheren
Wie kiest het product	De medewerker, binnen het budget	De werkgever, uit wat er op kantoor staat	De medewerker, uit een assortiment dat de werkgever vooraf vaststelt
Zicht op de Arbo-eisen	Pas achteraf, via de bon of declaratie	Afhankelijk van het kantoormeubilair en of het thuis past	Vooraf, via het assortiment
Administratie	Declaraties per medewerker controleren	Registreren welk middel bij wie staat	Aanvragen, goedkeuring en levering in één proces
Bij uitdiensttreding	Vooraf afspreken van wie de aankopen zijn, anders blijft dat onduidelijk	Middelen zijn van de werkgever en moeten terug	Middelen blijven van de werkgever en kunnen worden opgehaald en opnieuw ingezet
Het nadeel	Je ziet pas na de aankoop wat er is gekocht, en boven het budget vervalt de fiscale vrijstelling voor dat product	Kantoor raakt middelen kwijt, en transport en montage moet je zelf regelen	Vraagt vooraf afspraken over beleid, assortiment en goedkeuring

Bij een budget zit de grens vooral in de fiscale regels. De Kennisgroep Loonheffingen van de Belastingdienst schreef op 23 juli 2026 dat een budget voor arbovoorzieningen thuis gericht vrijgesteld kan zijn, als de voorziening aan de Arbo-eisen voldoet en de vergoeding de kosten volledig dekt. Koopt een medewerker voor meer dan het budget en betaalt hij het verschil zelf, dan geldt de vrijstelling voor dat product in beginsel niet.

Het verschil tussen vergoeden en verstrekken staat uitgewerkt in ons artikel over de werkkostenregeling 2027. Wat een complete thuiswerkplek in de praktijk kost, lees je in wat het inrichten van een thuiswerkplek kost.

Second Office helpt organisaties met een complete aanpak voor het faciliteren en beheren van thuiswerkplekken. Via een gepersonaliseerde thuiswerkwinkel kunnen medewerkers eenvoudig producten aanvragen voor hun werkplek, terwijl werkgevers grip houden op ergonomie, kosten en administratie.

Lees meer over deze aanpak op de pagina Thuiswerkplek oplossing.

Is een thuiswerkvergoeding verplicht voor werkgevers?

Veel medewerkers vragen zich af of zij recht hebben op een thuiswerkvergoeding. In Nederland is een werkgever echter niet verplicht om een thuiswerkvergoeding te betalen. De overheid heeft alleen een maximaal bedrag vastgesteld dat werkgevers belastingvrij mogen vergoeden wanneer zij ervoor kiezen om deze vergoeding te geven.

In de praktijk kiezen veel organisaties er wel voor om een thuiswerkvergoeding te betalen. Dit komt omdat medewerkers extra kosten maken wanneer zij thuiswerken, bijvoorbeeld voor energie, verwarming en andere huishoudelijke kosten.

Daarnaast zijn er in veel cao’s afspraken gemaakt over thuiswerken en thuiswerkvergoedingen. In dat geval kan een medewerker dus wel recht hebben op een vergoeding, afhankelijk van de afspraken die binnen de organisatie zijn gemaakt.

Wel een zorgplicht volgens de Arbowet

Hoewel een thuiswerkvergoeding niet verplicht is, blijft een werkgever wel verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek. Volgens de Arbowet heeft een werkgever namelijk een zorgplicht voor de werkplek van medewerkers, ook wanneer zij vanuit huis werken.

Dit betekent dat werkgevers moeten zorgen dat medewerkers ergonomisch kunnen werken en lichamelijke klachten door beeldschermwerk zoveel mogelijk worden voorkomen. In de praktijk gebeurt dit vaak door middelen beschikbaar te stellen zoals een bureaustoel, bureau, beeldscherm of andere ergonomische hulpmiddelen.

Meer informatie over hoe een goede werkplek eruit ziet vind je op de pagina over het inrichten van een thuiswerkplek.

Afspraken over thuiswerken binnen organisaties

Omdat thuiswerken inmiddels voor veel organisaties de standaard is geworden, maken steeds meer werkgevers duidelijke afspraken over thuiswerkdagen en vergoedingen. Deze afspraken worden meestal vastgelegd in een thuiswerkbeleid of hybride werkregeling.

In zo’n beleid wordt bijvoorbeeld vastgelegd hoeveel dagen medewerkers thuiswerken, welke vergoedingen gelden en hoe een thuiswerkplek wordt ingericht. Ook wordt vaak beschreven hoe thuiswerkdagen worden geregistreerd en welke middelen door de werkgever beschikbaar worden gesteld.

• een vaste thuiswerkvergoeding per thuiswerkdag
• middelen die door de werkgever worden verstrekt
• een budget voor het inrichten van een thuiswerkplek
• een regeling voor het registreren van thuiswerkdagen

Voor organisaties die een hybride werkbeleid willen opstellen hebben we een uitgebreid voorbeeld ontwikkeld. In de Blauwdruk Hybride Werken Beleid 2026 vind je een praktisch voorbeeld van hoe organisaties afspraken kunnen vastleggen over thuiswerken, vergoedingen en de inrichting van thuiswerkplekken.

Met een duidelijk beleid weten zowel medewerkers als werkgevers waar zij aan toe zijn en kunnen thuiswerkregelingen eenvoudig en transparant worden toegepast.

Veelgestelde vragen