Over woonbedrijf
Dit artikel gaat over het hybride werken en de gezonde thuiswerkplek bij Woonbedrijf. Woonbedrijf biedt sociale huurwoningen in Eindhoven, Helmond en omgeving en staat voor fijn en ongestoord wonen in een goede en betaalbare woning in een prettige buurt. Zo werkt Woonbedrijf voor ruim 70.000 bewoners.
Iedereen moet goed kunnen wonen, in een woning met kwaliteit, in een leefbare buurt. Niemand mag daarbij worden uitgesloten. Dat is iets waar Woonbedrijf zich iedere dag weer voor inzet, samen met zo’n 350 collega’s.
De grootste maatschappelijke prestatie van Woonbedrijf ligt in het beschikbaar hebben en houden van een grote voorraad betaalbare huurwoningen. Woonbedrijf wil werken aan een maatschappij die is gebaseerd op rechtvaardigheid waarin duurzame keuzes worden gemaakt. Woonbedrijf wacht niet af, maar levert vanuit eigen kwaliteit en verantwoordelijkheid een bijdrage aan het realiseren van die betere wereld.
We spraken met Hélène van Sas, adviseur salaris en arbeidsvoorwaarden van de afdeling Mens en Organisatie. Hélène is betrokken geraakt bij het project hybride werken door de relatie die het hybride werken heeft met de secundaire arbeidsvoorwaarden.
Woonbedrijf heeft het Hybride werken ingevoerd. Welk traject hebben jullie doorlopen?
“Voor de coronaperiode was het uitgangspunt ‘we werken niet thuis’ maar met elkaar hebben we ontdekt dat het thuiswerken toch de nieuwe wereld is. We proberen nu om de twee werelden van thuiswerken en op kantoor werken, bij elkaar te brengen. Tijdens de start van de coronaperiode faciliteerden wij onze medewerkers niet thuis met kantoorspullen, maar na een paar weken werd het kantoor toch ‘leeggetrokken’. Collega’s hadden thuis behoefte aan bureaustoelen, grote schermen en toetsenborden. De afdeling bouwservice heeft deze spullen rondgebracht omdat zij vanwege de coronamaatregelen niet hun eigenlijke werk konden uitvoeren.
Vanuit deze signalen is er een projectgroep samengesteld met daarin medewerkers uit de disciplines Officemanagement, Mens en Organisatie, Bewonerscontact en Communicatie, Informatiemanagement om de mogelijkheden van hybride werken te bekijken.
De zorgplicht die we hebben als werkgever naar de werknemer was hierbij van belang, evenals de ARBO wetgeving. In eerste instantie wilden we de medewerkers zelf de benodigde spullen laten aanschaffen en deze vergoeden, maar het controleren of de artikelen wel voldeden aan de ARBO wetgeving, was lastig en tijdrovend. En we wilden al het declaratieverkeer voorkomen. We zijn gaan Googelen naar een leverancier die ons veel werk uit handen kon nemen voor wat betreft het faciliteren van gezonde thuiswerkplekken en kwamen bij Second Office terecht. Hun locatie in Eindhoven was ook een pré omdat we graag met lokale leveranciers werken. Ik heb een aantal leveranciers uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek waaruit bleek dat Second Office dezelfde toekomstvisie had als wij. Een vervolggesprek met de projectgroep volgde en de keuze was unaniem gemaakt. Second Office is een partij die naast je komt staan en meedenkt, dat is wat wij bij Woonbedrijf zoeken in een partner.”
“Wij wilden in de toekomst heel graag sta-zit bureaus, maar vonden dat nog een stapje te ver qua kosten. Second Office dacht met ons mee en door een andere verdeling binnen het budget te maken, zo konden we nu toch al de sta-zitbureaus aanbieden aan de medewerkers.”
Hoe pakken jullie het Hybride Werken aan?
“We hebben 340 medewerkers waarvan er nu 280 thuiswerken. Second Office heeft samen met onze communicatie afdeling alle medewerkers geïnformeerd over het hybride werken. Ook zijn de medewerkers via intranet op de hoogte gebracht van de werkwijze en het portaal. Als een medewerker structureel wil thuiswerken, dan moet hij/zij met zijn/haar leidinggevende de ARBO checklist en de hybride werken overeenkomst doornemen. Na ondertekening van de overeenkomst kan er ingelogd worden op het portaal en direct worden besteld. Bij de arbeidsvoorwaardengesprekken met nieuwe medewerkers komt ‘het portaal’ ook aan de orde. We krijgen erg veel enthousiaste reacties over de thuiswerkmogelijkheden die wij bieden.”
TIP: Richt een proefopstelling in van hoe een thuiswerkplek eruit kan zien. Zo krijgen medewerkers een beter idee van de producten. Scan je de QR-code die op het bureau staat, dan kom je direct in het portaal terecht!
Welke resultaten verwacht Woonbedrijf met het Hybride werken te behalen?
“We hebben niet direct een concreet doel of verwacht resultaat voor ogen met het hybride werken. Wij willen tevreden medewerkers die ontzorgd worden en op de beste manier hun werk kunnen doen.”
Gezonde thuiswerkplek bij Woonbedrijf wat vinden jullie belangrijk?
“Het belangrijkste voor ons is dat onze medewerkers ontzorgd worden. Second Office zorgt hiervoor en biedt een totaalpakket aan van bezorgen, plaatsen tot installeren. Ook worden de spullen weer opgehaald als een medewerker toch besluit om alleen maar op kantoor te werken of als iemand uitdienst treedt.” Dat is een Gezonde thuiswerkplek bij Woonbedrijf
Hoe ziet ‘jullie’ gemiddelde thuiswerkplek eruit?
Een Gezonde thuiswerkplek bij Woonbedrijf ziet er als volgt uit: “Eigenlijk wordt altijd een bureaustoel, een groot scherm en een toetsenbord besteld. Een bureau wordt meer besteld door nieuwe medewerkers. De zittende medewerkers hebben vaak zelf al een bureau geregeld.”
Hoe ervaart de Woonbedrijf de samenwerking met Second Office?
“Zoals al eerder aangegeven verloopt de samenwerking met Second Office prima. Second Office denkt ontzettend mee in oplossingen, zo wilden wij op kantoor uniformiteit qua kantoormeubelen. Het bleek dat we 30 bureaustoelen tekort kwamen voor de uitbreiding van de werkplekken. Door de goede samenwerking met Second Office waren binnen twee dagen de stoelen bij medewerkers thuis omgeruild voor andere stoelen en was het kantoor uniform ingericht.”
Hoe hebben de thuiswerkers de service van Second Office ervaren?
“De reacties van thuiswerkers zijn altijd positief over de service van Second Office. Reacties als ‘top geregeld’ en ‘super fijn’ hoor ik veelvuldig. Heel soms gaat er iets mis, maar dan wordt alles correct opgelost.”
Hoe is het thuiswerken bij Woonbedrijf ingericht? Zijn de medewerkers hierin flexibel of zijn er vaste thuiswerkdagen afgesproken?
“Met een externe partij hebben we teamdialogen georganiseerd via een spel. Per team is er bekeken welke overleggen fysiek kunnen en welke hybride. We zijn daarin heel flexibel. Ons uitgangspunt is wel: als het werk erom vraagt, kom je naar kantoor. Alle spreekkamers zijn ingericht om hybride te kunnen werken. In ons Medewerkers Belevingsonderzoek vragen wij naar de ervaring met het hybride werken. Ook monitoren we hoeveel er thuis wordt gewerkt en hoeveel op kantoor. Op kantoor hebben we sensoren onder de bureaus zitten om elke dag te kunnen monitoren wat de bezetting is. Zodat we kunnen opschalen of afschalen wanneer dit nodig mocht zijn.”
Welke tips heb je voor organisaties die zich aan het oriënteren zijn voor het realiseren van Thuiswerkplekken en het hybride werken?
Tip 1: “Stel eerst samen met de medewerkers een ‘pakket van eisen’ op en ga daarmee het gesprek aan met de leverancier.
Tip 2: “Ga na welke leverancier het beste past bij jouw organisatie.”
Hoe gebruiken jullie het hybride werken voor het werven van nieuwe medewerkers?
“In vacatureteksten en tijdens selectiegesprekken komt het hybride werken vaak aan bod. We gaan hierover nog niet in detail tijdens het eerste gesprek; die informatie volgt later. Bij het arbeidsvoorwaardengesprek staan we hier langer bij stil om de nieuwe medewerker mee te nemen in de mogelijkheden.” Dus ook voor nieuwe medewerkers is er een gezonde thuiswerkplek bij Woonbedrijf
Welk cijfer geef je Second Office en waarom kun je Second Office aanraden?
“Ik geef Second Office een 9 geven, omdat:
– Het echt een goede samenwerkingspartner is;
– Het een bedrijf is dat met je mee denkt;
– Second Office proactief meedenkt, je hebt echt het gevoel dat ze naast je staan;
– Second Office goed weet wat bij je organisatie past.”
