Hybride werken bij Enginia Met Second Office

Hybride werken bij Enginia met een fijne thuiswerkplek

In dit artikel

Over Enginia

Enginia helpt haar klanten in de maakindustrie de stap naar Industrie 4.0 te maken. Digitalisering en automatiseren van engineering- en productieprocessen staan centraal.  Enginia levert de beste Siemens Digital Industries-software zoals PLM, 3D CAD, CAM en CAE. Onze trainingen, consultancy, projectmanagement, software development en innovatieondersteuning zijn doelgericht met een persoonlijk tintje. Het is onze ambitie om leidend te zijn in Industrie 4.0 in Nederland.

Hybride werken bij Enginia: Wij spraken over het hybride werken bij Enginia met sales manager, Allard Schurer. Allard is verantwoordelijk voor de commerciële kant van de dienstverlening van Enginia. Naast deze veelzijdige functie heeft hij een management rol en is hij voorzitter van de vergaderingen binnen Enginia. Tijdens één van deze vergaderingen kwam het willen bieden van een goede thuiswerkplek voor medewerkers aan de orde. In deze hoedanigheid is Allard in contact gekomen met Second Office.

Hybride werken bij Enginia welke resultaten verwachten ze te behalen?

“Hybride werken bij Enginia is een gesprekonderwerp geworden door de situatie die rondom COVID is ontstaan. Destijds hebben wij een onderzoek uitgevoerd naar de werknemerstevredenheid waarbij wij ook gevraagd hebben naar de (gewenste) thuiswerkplek. Zo hebben we meer zicht gekregen op hoe lang mensen achter hun scherm zitten, waar ze werken en of dit aan een keukentafel is of achter een goed bureau. Vanuit Enginia ontstond een steeds grotere behoefte voor het volledig willen faciliteren van een goede thuiswerkplek en zijn wij op zoek gegaan naar een partij die de middelen brengt, installeert en ophaalt en wij zelf volledig worden ontzorgd.

Echt meetbare resultaten hebben we sinds de implementatie niet maar met het werven van nieuwe medewerkers kunnen we nu mensen uit héél Nederland halen waar dat voor het hybride werken vooral regionaal was. Ook zien we dat huidige medewerkers een betere balans kunnen creëren tussen werk en privé. Men ervaart meer flexibiliteit, ook werken mensen efficiënter omdat minder tijd verloren gaat aan reizen. Maar er is ook een valkuil, we hebben minder zicht op het werkgedrag en kunnen het niet zien als collega’s te veel en te lang achter de schermen zitten. Op kantoor heb je hier meer zicht op, dit moet nu uit de gesprekken komen die we met medewerkers hebben. De mogelijkheid tot thuiswerken is hartstikke mooi maar we moeten wel in de gaten houden dat mensen niet té hard werken.”

Wat vindt Enginia belangrijk aan de thuiswerkplek?

Hybride werken bij Enginia kan natuurlijk niet zonder fijne Thuiswerkplek “Voorafgaand aan het inrichten van de werkplekken hebben we onderzoek gedaan naar wat mensen zouden willen en hoe een werkplek eruit zou moeten zien. Ook is er gevraagd naar de gewenste verhouding tussen het thuiswerken en het op kantoor werken. Inmiddels hebben alle 50 medewerkers de mogelijkheid om hun thuiswerkplek via het portaal in te richten en is er al heel wat geïnstalleerd.

Naast het verstrekken van kwalitatieve producten vinden wij het belangrijk dat mensen een goede zithouding kunnen aannemen. Daarom was het voor ons zeker van belang om zit-sta bureaus. Als collega’s geen ruimte hebben voor een zit-sta bureau hebben we een aparte module om op het bureau te plaatsen zodat de monitor alsnog hoger gezet kan worden. Zo geven wij medewerkers in alle situaties de mogelijkheid tot het hebben van een actieve werkhouding. Mensen worden blij als zij zelf spullen mogen uitkiezen en deze thuis geleverd krijgen. Dat vinden ze geweldig!”

Hoe ziet ‘jullie’ gemiddelde thuiswerkplek eruit?

“We bieden twee verschillende elektrische verstelbare zit-sta bureaus aan, een ‘normaal’ en een ‘breder’ formaat. Een aantal consultants werken soms wel met twee of drie monitoren dus die hebben behoorlijk wat ruimte nodig. Naast bureaus bieden wij via onze eigen portaal ook bureaustoelen, een beeldscherm, toetsenbord, muis en een laptophouder aan.“ Dit maakt het Hybride werken bij Enginia compleet.

Hoe ervaart de Enginia de samenwerking met Second Office?

In het project Hybride werken bij Enginia ervaren we de samenwerking met Second Office “Als zeer positief”:
– Proactief
– Behulpzaam
– Prettig in omgang

Hoe hebben de thuiswerkers de service van Second Office ervaren?

“We hebben de thuiswerkers (nog) niet actief gevraagd naar hun ervaring met Second Office. Maar, geloof mij, als onze mensen negatieve punten hebben, hadden we dat echt wel gehoord. Een goed teken dus! Het heeft ook wel geholpen dat we de implementatie goed hebben voorbereid en dat we de communicatie tijdig op gang hebben gebracht. En de dienstverlening vanuit Second Office was immers ook keurig!

Tijdens een gezamenlijke bijeenkomst op kantoor hebben we de portaal met alle bijbehorende opties en processen toegelicht. Deze instructie is opgenomen zodat medewerkers het terug kunnen kijken en nieuwe medewerkers zo ook volledig op de hoogte worden gebracht. Bij het behalen van de nagestreefde go-live datum hebben alle medewerkers de link ontvangen via waar ze hun thuiswerkkantoor kunnen bestellen.

Daarnaast hebben wij een regeling getroffen voor als iemand uit dienst gaat. Op een formulier geven medewerkers aan of ze de producten willen afkopen of op willen laten halen. Second Office regelt dan de retourname.”

Hybride werken bij Enginia welke voor invloed heeft het gehad op de samenwerking op kantoor?

“De verschillende teams binnen Enginia kunnen zelf kiezen hoe vaak en wanneer ze naar kantoor komen. Ons kantoor wordt momenteel omgetoverd van een kantoortuin naar ontmoetingsruimte, een fijne plek om met elkaar in contact te komen. Er worden veel vergaderruimtes gerealiseerd maar ook een ontspanningsplek en natuurlijk zal een plek waar je kunt eten en drinken niet ontbreken. Met het vernieuwen van ons kantoor en het organiseren van leuke teamactiviteiten willen we het thuis en op kantoor werken meer in balans krijgen. Nu trekt iedereen toch wel erg veel naar het thuiswerken toe waardoor we elkaar te weinig live zien.”

Hoe is het thuiswerken bij de Enginia ingericht? Zijn de medewerkers hierin flexibel of zijn er vaste thuiswerkdagen afgesproken?

“Met mijn team is er een vaste dag afspraken dat wij in elk geval met z’n allen op kantoor werken, ongeacht of we afspraken hebben of niet. Er zijn ook teams waarbij de ene collega in Noord Holland woont en de andere collega in Limburg. Het is dan lastiger om mensen naar dezelfde plek te krijgen. Wij denken wel dat als we het leuk maken om bij elkaar te komen collega’s elkaar weer sneller gaan opzoeken.” Kortom Hybride werken bij Enginia gaat gepaard met afspraken maken.

Welke tips heb je voor organisaties die zich aan het oriënteren zijn voor het realiseren van Thuiswerkplekken en het hybride werken?

  1. “Interne betrokkenheid: betrek medewerkers door vragen te stellen over wat ze qua thuiswerken graag zouden willen en te vragen naar hun ideale werkweek. Door mee te denken wordt de betrokkenheid voor het project vergroot, ook weten medewerkers tijdig wat er gaat veranderen rondom het (hybride) werken zodat mogelijke onrustig tijdig wordt weggenomen.
  2. Proactief: zoek een partij met korte lijnen en een proactieve houding om snel te kunnen schakelen. Als het project eenmaal in gang is gezet wil je het snel kunnen implementeren. Deze proactieve houding hebben wij gevonden bij Second Office. Als een leverancier groter is/wordt is er het risico dat de pro activiteit afneemt. Het is voor ons belangrijk dat de pro activiteit blijft!
  3. Volledige service: ga op zoek naar een partij die jouw bedrijf kan voorzien van de volledige service. Dit inclusief montage en het retour halen van spullen bij het uitdiensttreden van medewerkers. Via Second Office worden de producten retour gehaald en opgeslagen in een warehouse in Eindhoven, bij een nieuwe bestelling komen de producten weer bij de medewerkers terecht.”

Hoe gebruiken jullie het hybride werken voor het werven van nieuwe medewerkers?

“Wij benoemen zeker het Hybride werken bij Enginia om nieuwe medewerkers te enthousiasmeren om bij Enginia te komen. Dit is onderdeel van de marketing voor het rekruten van nieuwe collega’s.”

Welk cijfer geef je Second Office en waarom kun je Second Office aanraden?

“Ik ben erg tevreden en geef Second Office een 8.5. Ik ben benieuwd naar hoe het gaat als er meerdere ‘transacties’ gaande zijn en hoe de verdere verwerking gaat voor het ophalen van de spullen. Vandaar dat het (nog) geen 10 is.”

Interview in PDF lezen

Ben benieuwd na het lezen van ons blog “Hybride werken bij Enginia”. Wat Second Office voor jullie organisatie kan betekenen? Neem dan gerust contact met ons op.