Thuiswerkplek en de ondernemingsraad: informatiewijzer

Thuiswerkplek en de ondernemingsraad: informatiewijzer

In dit blog bespreken we:

In deze informatiewijzer lees je alles over de Thuiswerkplek en de ondernemingsraad (OR). Als OR lid wil je het beste organiseren voor je collega’s met betrekking tot de thuiswerkplek. Als OR lid wil je keuzevrijheid bieden aan de medewerkers; aan de andere kant is het van belang dat de thuiswerkplek voldoet aan de Arbowet-eisen. Een ergonomische thuiswerkplek voorkomt fysieke klachten, wat een belangrijk aandachtspunt is voor de ondernemingsraad. Dit is van groot belang omdat uit diverse onderzoeken blijkt dat medewerkers fysieke klachten kunnen ontwikkelen door te werken aan een niet-ergonomische thuiswerkplek. Fysiotherapeuten en huisartsen constateren een forse toename van thuiswerkers die lichamelijke klachten ontwikkelen, zoals pijn aan hun nek en schouders. Daarom is deze informatiewijzer opgesteld, gebaseerd op diverse onderzoeken, om je optimaal te informeren over de ins en outs van de thuiswerkplek.

Belangrijke aspecten van de thuiswerkplek voor de ondernemingsraad om te weten

De basis voor het thuiswerken is natuurlijk door de organisatie vastgelegd in een hybride werken beleid of een thuiswerkbeleid. Tip: voorkom vaste kantoordagen, zorg voor flexibiliteit, bijvoorbeeld thuis opstarten en na de spits naar het werk reizen voor afspraken, vergaderingen, projectkick-offs, etc. Werkzaamheden die focus vereisen kun je het beste ergens anders uitvoeren, bijvoorbeeld thuis in plaats van in de kantoortuin. Als lid van de ondernemingsraad is het belangrijk om te weten welke aspecten medewerkers belangrijk vinden voor hun thuiswerkplek:

  • Ergonomische inrichting: Een comfortabele bureaustoel, een bureau op de juiste hoogte, en andere ergonomische voorzieningen zoals monitorstandaarden en ergonomische toetsenborden en muizen.
  • Technologische middelen: Betrouwbare hardware zoals laptops of desktops, goede internetverbinding, en toegang tot vereiste software en beveiligingsmaatregelen zoals VPNs.
  • Rustige werkomgeving: Een rustige ruimte waar men zich kan concentreren, vrij van verstoringen door huisgenoten of straatlawaai.
  • Natuurlijk licht en ventilatie: Een werkplek met toegang tot natuurlijk licht en goede ventilatie, wat bijdraagt aan het welzijn en comfort.
  • Flexibiliteit in werkuren: Hoewel dit niet strikt een fysiek aspect van de thuiswerkplek is, is de mogelijkheid om flexibele werkuren te hanteren vaak belangrijk voor thuiswerkers.
  • Goede verlichting: Naast natuurlijk licht is effectieve kunstverlichting belangrijk om oogvermoeidheid te voorkomen en te zorgen dat men op elk moment van de dag effectief kan werken.
  • Toegang tot ondersteuning: Gemakkelijke toegang tot technische ondersteuning of IT-helpdesk voor het oplossen van problemen die kunnen ontstaan met de thuiswerkapparatuur.

LET OP: niet iedere medewerker heeft in de woonomgeving de ruimte beschikbaar voor het inrichten van een volledige thuiswerkplek. Uit onderzoek blijkt dat maar 35 tot 40% de ruimte beschikbaar heeft om een thuiswerkplek in te richten met een ergonomisch bureau. Ook zonder bureau kun je ergonomisch thuiswerken.

Deze producten wil de medewerker op de thuiswerkplek hebben

Medewerkers willen thuis ook kunnen werken vanaf een fijne en ergonomische thuiswerkplek die ook bij het interieur van de woning past. Want buiten de kantoortijden van 9 tot 17:00 wordt niet gewerkt, maar is het een plek om fijn te wonen. Daarbij wil niemand tegen een lelijke bureaustoel aankijken.

Niet iedereen heeft thuis een aparte kamer beschikbaar om een volledige werkplek in te richten. In 35% tot 40% van de gevallen hebben medewerkers de ruimte voor het plaatsen van een bureau. In de andere gevallen wordt gewerkt in de keuken, woonkamer of slaapkamer. 65% van de medewerkers heeft thuis ruimte voor een ergonomische bureaustoel. Uit onderzoek blijkt dat men over in basis over de volgende producten wil beschikken:

Benodigde producten voor de ideale thuiswerkplek

De ondernemingsraad kan bijdragen aan het verstrekken van de volgende essentiële materialen voor een functionele en ergonomische thuiswerkplek:

  • Bureaustoel: Uitgebreid instelbaar voor optimaal zitcomfort.
  • Monitor: In hoogte verstelbaar, voor de juiste kijkhoogte.
  • Dockingstation: Voor het aansluiten van meerdere apparaten.
  • Toetsenbord en muis: Los, om flexibele werkposities mogelijk te maken.
  • Laptopstandaard: Maakt het werken met twee schermen tegelijk mogelijk.
  • Headset: Voor heldere communicatie tijdens vergaderingen.

Aanvullende opties

Als de woonomgeving het toelaat, kunnen de volgende items ook overwogen worden:

  • Bureau: Bij voorkeur een zit-sta bureau om ergonomisch te kunnen werken en dynamische werkposities te ondersteunen.

Extra ergonomische accessoires bij specifieke klachten

Bij bestaande klachten of ter voorkoming van nieuwe klachten kan gekozen worden voor de volgende ergonomische hulpmiddelen:

  • Polssteun: Ondersteunt de polsen tijdens het typen en helpt RSI klachten te voorkomen.
  • Voetenbankje: Ondersteunt de benen en verbetert de houding.
  • Ergonomische kruk: Biedt dynamische zitmogelijkheden en verbetert de lichaamshouding.

Arbowetgeving en de rol van de ondernemingsraad bij thuiswerkplekken

In Nederland is in de wet vastgelegd waaraan de werkplek moet voldoen, zowel op kantoor als thuis. Wanneer organisaties in samenwerking met de ondernemingsraad een hybride werken beleid formaliseren, is de werkgever vanaf dat moment verplicht om te faciliteren in een ergonomische thuiswerkplek.

Voor de ondernemingsraad is het van groot belang dat de thuiswerkplek van de medewerker voldoet aan de normen die voorgeschreven zijn door de Arbowet. Dit voorkomt dat de medewerker in de toekomst lichamelijke klachten gaat krijgen door te werken aan een thuiswerkplek die niet voldoet aan de Arbowet. De Nederlandse Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) is gericht op het waarborgen van veilige en gezonde werkomstandigheden voor alle werknemers. Hoewel de Arbowet oorspronkelijk niet specifiek gericht was op thuiswerken, zijn veel van de algemene beginselen en vereisten ook van toepassing op thuiswerkplekken.

  • Gezonde en veilige werkomgeving: Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het bieden van een gezonde en veilige werkplek, ook als deze werkplek in het huis van de werknemer is. Dit betekent dat de thuiswerkplek moet voldoen aan ergonomische normen (NEN normering) en vrij moet zijn van risico’s die de gezondheid of veiligheid van de werknemer kunnen schaden.
  • Ergonomie: De thuiswerkplek moet ergonomisch verantwoord zijn. Dit omvat geschikt meubilair zoals een verstelbare bureaustoel die minimaal voldoet aan de NEN 1335, een werkblad op de juiste hoogte, en een computeropstelling die afgestemd is op de lichaamsafmetingen van de werknemer om fysieke klachten te voorkomen.
  • Arbobeleid: Werkgevers dienen beleid te ontwikkelen dat ook de thuiswerksituatie omvat. Hierbij moeten risico’s geëvalueerd en maatregelen getroffen worden zoals beschreven in een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E).
  • Voorlichting en training: Werkgevers zijn verplicht om werknemers voor te lichten over gezond en veilig werken, ook in de thuiswerksetting. Dit kan gaan over de inrichting van de werkplek, maar ook over werktijden en pauzes.
  • Beeldschermwerk: Voor werknemers die veel met computers werken, gelden specifieke regels rondom de duur van beeldschermwerk en de noodzaak voor regelmatige pauzes.

Omdat thuiswerken door de jaren heen steeds gebruikelijker is geworden, hebben veel bedrijven specifieke thuiswerkbeleidsregels ontwikkeld om aan de eisen van de Arbowet te voldoen en om zo goed mogelijk voor hun werknemers te zorgen. Het is belangrijk voor zowel werkgevers als werknemers om goed geïnformeerd te zijn over hun rechten en plichten met betrekking tot thuiswerken onder de Arbowet.

Hoe de ondernemingsraad kan bijdragen aan optimale thuiswerkplekken voor werknemers

In de volgende paragrafen leggen we uit op welke manier werkgevers thuiswerkplekken kunnen faciliteren voor hun medewerkers.

Budget verstrekken aan medewerkers

Werkwijze: Medewerkers ontvangen een eenmalige, vaste vergoeding van de werkgever voor de komende jaren. Deze vergoeding is bedoeld om zelf producten aan te schaffen die nodig zijn voor het inrichten van een ergonomische thuiswerkplek.

Voordelen en nadelen:

VoordelenNadelen
Eenvoudig te implementerenValt onder de werkkostenregeling (WKR) wat budget van andere zaken zoals personeelsuitjes, kerstgeschenken beperkt
Medewerker kan budget naar eigen inzicht bestedenVerplichte werkgeverstoetsing op Arbo-conformiteit van aankopen
 Missen van inkoopvoordeel
 Bij uitdiensttreding gaat het budget verloren
 Administratief intensief en tijdrovend declaratie- en controleproces
 Fraude risico dat het budget wordt gebruikt voor niet-bedoelde doeleinden

Producten meenemen van kantoor

Werkwijze: Medewerkers nemen materialen zoals bureaustoelen en monitoren mee naar huis. De uitgifte wordt geregeld via de facilitaire en HR-afdeling. Deze optie werd veel gebruikt tijdens de coronacrisis als snelle oplossing.

Voordelen en nadelen:

VoordelenNadelen
Eenvoudig te implementerenGeen gestroomlijnd aanvraagproces
Inkoopvoordeel door gebruik van bestaande leverancierscontractenHet verwerken van aanvragen en beheer vraagt veel administratief werk
 Facilitaire dienst moet de producten beheren en gereedmaken voor uitlevering
 Medewerkers moeten zelf voor transport zorgen of de facilitaire dienst moet bezorgen (inclusief retourproces)
 Risico op leegroof van kantoorproducten

De thuiswerkplek totaaloplossing

Werkwijze: Via een thuiswerkwinkel van de organisatie worden medewerkers geïnformeerd over hybride werken en de ergonomische inrichting van thuiswerkplekken. Medewerkers kiezen producten uit een gestandaardiseerd assortiment conform de Arbowetgeving. Werkplekken worden bij de medewerker thuis geïnstalleerd, met uitgebreide instructies over ergonomisch instellen en ondersteuning van ergonomische adviseurs en fysiotherapeuten.

Voordelen:

  • Medewerkers beschikken over een ARBO-proof werkplek.
  • Medewerkers worden uitgebreid geïnformeerd over ergonomisch werken, wat fysieke en mentale klachten helpt voorkomen.
  • Het verhoogt de medewerkerstevredenheid omdat de werkplek beter is dan bij eigen inkoop.
  • Efficiënt geautomatiseerd proces van aanvraag tot goedkeuring.
  • Kostenoptimalisatie: Medewerkers ontvangen alleen de benodigde producten.
  • Ondersteuning van goed werkgeverschap door de thuiswerkwinkel.
  • Duurzaam: materialen kunnen opnieuw worden ingezet bij uitdiensttreding.

Conclusie

Als lid van de ondernemingsraad streef je naar het beste voor de medewerkers binnen jullie organisatie. Hoewel het toekennen van een budget maximale keuzevrijheid biedt aan je collega’s, toont de praktijk aan dat thuiswerkplekken vaak niet ergonomisch zijn en essentiële materialen zoals een goede bureaustoel missen. Dit kan leiden tot lichamelijke klachten in de toekomst. Daarnaast heeft de keuze voor een budget ook financiële nadelen, omdat dit ten koste gaat van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. Hierdoor kan er minder budget beschikbaar zijn voor andere zaken, zoals kerstgeschenken en personeelsuitjes. Overstijgt de uitgave de vrije ruimte, dan betaalt het bedrijf 80% belasting over het extra bedrag.

Met een gestandaardiseerde thuiswerkplekoplossing behouden medewerkers de vrijheid om producten te kiezen en creëer je een ergonomische thuiswerkplek. Tegelijkertijd waarborg je als organisatie de conformiteit met de Arbowetgeving. Omdat de producten in bruikleen worden gegeven, valt dit niet onder de werkkostenregeling. Bij uitdiensttreding kunnen de materialen na reconditionering opnieuw ingezet worden bij nieuwe collega’s. Dit is niet alleen goed voor de duurzaamheidsdoelstellingen van het bedrijf, maar het voorkomt ook financiële verspilling. Kantoorstoelen gaan immers ook meer dan tien jaar mee.

Voor meer informatie over gerelateerde onderzoeken of voor verdere ondersteuning, neem gerust contact met ons op.

Vergeet niet om deze blog te delen!
Meer blogs

De kracht van thuiswerken: Hoe het uw organisatie kan versterken

Thuiswerkplek en de ondernemingsraad: informatiewijzer