Het Nieuwe Werken is bij de gemeente Zeist geen loze kreet. Alles is erop ingericht om flexibel te werken. Ze vinden een goede balans tussen werk en privé belangrijk. De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. De organisatie ondersteunt haar medewerkers en denkt met hen mee. Onlangs heeft de gemeente Zeist het hybride werken verder ingevoerd waarin een thuiswerkplek gemeente belangrijk is. Ze zochten een organisatie die thuiswerkplekken kon inrichten, maar wel onder diverse voorwaarden. Kortom een ergonomische en gezonde thuiswerkplek gemeente. Ze wilden onder andere werken met 1 portaal en ze waren verbonden aan een oude leverancier vanwege een contract dat er nog liep. Zij hebben Second Office hierbij ingeschakeld omdat het inrichten van een thuiswerkplek, kopen of leasen en beheren voor hun organisatie nieuw was. Second Office heeft hen begeleid in het hele proces met advies op maat. Samen realiseren ze productieve, vitale en gelukkige thuiswerkers.

Wij spraken hierover met Dorien Brunt en Lydia Jansz van de gemeente Zeist. Dorien is teammanager HR, Organisatie Advies. Mede stuurgroep lid van het programma Zo werkt Zeist en houdt zich bezig met hybride werken. Ze werkt sinds eind 2020 bij de gemeente Zeist en is dus gestart in de (corona)thuiswerkperiode.

Lydia Jansz is coördinator Facilitaire Zaken. Ze werkt al 36 jaar bij de gemeente Zeist in verschillende functies. ook werkt Lydia vanuit van het programma Zo werkt Zeist en houdt zij zich bezig met de fysieke werkplek, hieronder valt ook de thuiswerkplek.

Welke resultaten verwacht Gemeente Zeist met het Hybride werken te behalen?

“De missie van de gemeente Zeist is dat zij het allerbeste bijdraagt aan een goed leven in Zeist. Hierbij is ook van belang dat medewerkers goed en gezond kunnen werken. Het hybride werken is daarom ingevoerd zodat medewerkers zonder belemmeringen hun werk kunnen doen: op verschillende tijden en verschillende locaties. De drie pijlers hierbij zijn de fysieke werkomgeving, de digitale werkomgeving en het leren hybride werken. Het ‘hybride werken’ is een deelprogramma van Zo werkt Zeist maar is ook sterk verbonden met lijnactiviteiten.

Er is een medewerkerstevredenheidsonderzoek gehouden om te peilen waar mensen tegenaan liepen en wat prettig was bij het thuiswerken. In het begin was er wat onrust (mensen leenden wat spullen van kantoor, maar hadden niet altijd een ideale thuiswerkplek), maar door Second Office is er heel veel tevredenheid bij gekomen. In het kantoor zijn alle vergaderzalen al hybride ingericht en daar zijn we trots op.”

Thuiswerkplek gemeente: Wat vindt de Gemeente Zeist belangrijk aan de thuiswerkplek?

• Thuiswerkplek gemeente Zeist daarbij kunnen medewerkers een keuze maken uit de volgende producten. Voor het creëren van fijn thuiskantoor.
• Goede stoel
• Verstelbaar bureau
• Groot scherm
• Headset
• Wifi versterker
• Muis en toetsenbord

Hoe ziet ‘jullie’ gemiddelde thuiswerkplek eruit?

Thuiswerkplek gemeente: “De gemeente Zeist heeft zich beperkt tot de middelen die bij de vorige vraag genoemd zijn. Iedereen kan zelf zijn of haar inrichting bepalen, afhankelijk van wat mogelijk is. Sommigen hebben bijvoorbeeld geen ruimte voor een sta/zitbureau. De benodigdheden worden uitgeleend. Er komen wel vragen binnen of mensen het geleende kunnen kopen, maar daar is het beleid nog niet op ingericht. In samenwerking met Second Office worden voor nieuwe medewerkers de producten thuis afgeleverd en bij uitdiensttreding worden de spullen weer retour gehaald.”

Hoe ervaart de Gemeente Zeist de samenwerking met Second Office?

• Goede communicatie
• Houden zich aan afspraken
• Goed materiaal
• Goede contacten
• Denken goed mee
• De portal is samen heel fijn ingericht

“Kortom heel plezierig om met Second Office samen te werken.” Deze samenwerking heeft de Thuiswerkplek gemeente Zeist tot echt succes gemaakt.

Hoe hebben de thuiswerkers de service van Second Office ervaren?

“De thuiswerkers ervaren de service van Second Office als goed en positief. Als er wel eens problemen zijn, worden die correct opgelost. Er is sprake van goede communicatie.”

Wat heeft het invoeren van hybride werken voor invloed gehad op de samenwerking op kantoor (bijv. op locatie komen voor team meetings)?

“Plaats- en tijdonafhankelijk werken was altijd al gaande bij de gemeente Zeist. De medewerker en het team zijn zelf verantwoordelijk voor een juiste invulling van hun werkwijze, maar ze blijven voortdurend het gesprek erover voeren. De verbinding met het team is belangrijk en dit wordt gemonitord.”

Hoe is het thuiswerken bij de Gemeente Zeist ingericht? Zijn de medewerkers hierin flexibel of zijn er vaste thuiswerkdagen afgesproken?

“Bij de keuze moet rekening gehouden worden met wat de samenleving van de gemeente verwacht (duurzaamheidsambitie, minder reisbewegingen), met het politieke proces (participatie) en met wat er het beste past bij het soort werk. Het kantoor wordt in principe gebruikt om te ontmoeten, te ontwikkelen en samen te werken. De persoonlijke voorkeuren worden ook meegenomen: waar kan je je het beste concentreren en hoe hou je je work-life balans goed? Thuis of juist kantoor werken kan daar ook een verschil in maken, afhankelijk van je omstandigheden thuis.”

Welke tips heb je voor organisaties die zich aan het oriënteren zijn voor het realiseren van Thuiswerkplekken en het hybride werken?

1. “Beginnen met afkaderen wat je wilt: je hebt eerst een visie nodig hoe je wilt werken in de toekomst en hierbij moet je de mensen betrekken. De visie is in Zeist omgezet naar het programma Zo werkt Zeist en daarna kun je nagaan wat er het beste past bij jouw organisatie en kun je het hybride werken verder uitwerken.
2. Keuzes maken in aankopen, uitlenen en wel/geen vergoeding geven aan medewerkers. De gemeente Zeist wilde één portaal en dat bood Second Office en ze wilde geen vergoeding geven aan de werknemers, maar wilde dat de spullen uitgeleend werden. De flexibiliteit van Second Office werd zeer op prijs gesteld.
3. Thuiswerkplek gemeente: Op kantoor een thuiswerkplek inrichten om te laten zien hoe een thuiswerkplek eruit kan zien. Hiermee promoot je de thuiswerkplek bij de medewerkers.”

Hoe gebruiken jullie het hybride werken voor het werven van nieuwe medewerkers?

“Het plaats- en tijdonafhankelijk werken staat in de vacature en het wordt gebruikt in de promotie. De praktijk leert dat het nu ook mensen aantrekt, die verder weg wonen. Dit kan omdat het hybride werken goed is ingevoerd.” Met de Thuiswerkplek gemeente Zeist faciliteren we een ergonomisch thuiskantoor.

Welk cijfer geef je Second Office en waarom kun je Second Office aanraden?

“We geven Second Office een 8,5 omdat zij goed scoren op:
– Flexibiliteit
– Stabiliteit
– Betrouwbaarheid
– Meedenken
Andere gemeentes geven we vaak de tip om samen te werken met Second Office.”