Thuiswerkplekken evalueren: Praktische tips voor bedrijven

Thuiswerkplekken evalueren is essentieel in een tijd waarin hybride werken populair wordt. In de afgelopen jaren heeft hybride werken aan populariteit gewonnen in diverse bedrijfssectoren. In dit artikel bieden we praktische tips voor bedrijven om effectief thuiswerkplekken te evalueren en te optimaliseren. Gezien de opkomst van hybride werken is het evalueren van thuiswerkplekken steeds crucialer om beleid hieromtrent te optimaliseren. Het doel is om ergonomische, productieve en gezonde thuiswerkplekken te creëren. In dit blog behandelen we de volgende vragen:

Thuiswerkplekken evalueren: Waar moet je beginnen?

1. Hoe ervaren en beoordelen medewerkers hun thuiswerkplek?
2. Wat houdt een Risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E) in?
3. Welke oplossingen zijn beschikbaar voor organisaties om thuiswerkplekken te faciliteren?
   • a. Medewerkers producten van kantoor mee laten nemen
   • b. Medewerkers een budget toekennen om zelf producten te kopen
   • c. Thuiswerkplek Totaaloplossing
4. Conclusie en advies.

1. Thuiswerkplekken evalueren: Hoe ervaren en beoordelen medewerkers hun werkruimte thuis?

Om inzicht te krijgen in hoe medewerkers hun thuiswerkplekken evalueren, is het nuttig om een enquête te houden. De enquête moet meerkeuzevragen bevatten om antwoorden gemakkelijk te vergelijken en kan regelmatig herhaald worden om verbeteringen te volgen. De belangrijke vraaggebieden zijn:

1. Locatie van de thuiswerkplek in huis: Wat zijn de ervaringen met de werkomgeving?
2. Inrichting thuiswerkplek: Weet men hoe een ergonomische werkplek ingericht moet zijn conform de richtlijnen? Welke apparatuur en meubels gebruikt de medewerker?
3. Optimalisatie: Wat kan er volgens de medewerker aan de thuiswerkplek verbeterd worden?
4. Productiviteit en output: Op welk moment voelt de medewerker zich het meest productief en dit in relatie tot output?
5. Werkverdeling en sociaal contact: Hoe ervaart de medewerker sociaal contact met collega’s bij hybride werken? Wat is de voorkeur van de medewerker: werken thuis of op kantoor?
6. Beoordeling: Hoe beoordeelt men het hybride werkbeleid, de thuiswerkplek, productiviteit, sociaal contact en het thuiswerken in het algemeen?
7. Informatievoorziening: Welke informatie heeft de medewerker ontvangen over een ergonomische thuiswerkplek? Heeft de medewerker informatie gekregen met tips en tricks over productief en gezond thuiswerken? Of over het instellen van de thuiswerkplek?

Door deze vragen te stellen en antwoorden te analyseren, kan je organisatie waardevolle inzichten verzamelen om de thuiswerkplekken van hun medewerkers te verbeteren en hun welzijn te vergroten. Second Office faciliteert ook voor niet-klanten een gratis enquêtetool om inzicht te krijgen in hoe medewerkers de thuiswerkplek beoordelen

2. Wat is een Risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E)

Thuiswerkplekken evalueren is niet alleen een kwestie van comfort, maar ook van gezondheid en veiligheid. Een RI&E helpt werkgevers om nieuwe en bestaande arbeidsrisico’s in kaart te brengen. Niet alleen binnen uw bedrijf of organisatie, maar ook risico’s voor de mentale en fysieke gezondheid van medewerkers die thuiswerken. Werkgevers zijn verplicht een RI&E te hebben voor thuiswerken en in kaart te brengen of de thuiswerkplek ergonomisch verantwoord is om te werken. De 7 stappen voor het opstellen of updaten van een RI&E voor thuiswerkplekken:

1. Inventariseer risico’s: Identificeer belangrijke risico’s en betrek uw werknemers hierbij.
2. Evalueer en prioriteer: Vergelijk en rangschik risico’s naar ernst en frequentie.
3. Maak een plan: Leg maatregelen, verantwoordelijken en termijnen vast.
4. Laat toetsing uitvoeren: Door een gecertificeerde arbodienst of arbodeskundige.
5. Bespreek met uw team: Met name met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.
6. Implementeer maatregelen: Betrek hierbij de preventiemedewerker actief.
7. Blijf evalueren en bijstellen: Houd de RI&E actueel bij veranderingen of nieuwe inzichten.

Wil je hier meer over weten? Vraag gratis een uitgebreide versie van het opstellen van een RI&E op bij Second Office. RI&E bekijken bij de overheid, klik hier

3. Welke oplossingen zijn er voor organisaties om thuiswerkplekken te faciliteren?

Het faciliteren van thuiswerkplekken door een bedrijf kan samengevat worden in drie verschillende benaderingen. Deze zijn:

1. Medewerkers producten van kantoor mee laten nemen
2. Medewerkers een budget toekennen om zelf producten te kopen
3. De Thuiswerkplek Totaal-oplossing

In de volgende paragrafen leggen we uit hoe elk van deze benaderingen werkt en bespreken we de voor- en nadelen.

3A. Medewerkers producten mee laten nemen van kantoor

In de COVID-19 periode hebben veel organisaties hun medewerkers aangemoedigd om kantoorproducten mee naar huis te nemen om hun thuiswerkplekken te verbeteren. Hoewel dit een snelle reactie was op de onverwachte situatie, is het belangrijk om te erkennen dat dit geen duurzame oplossing is voor het creëren van ergonomische thuiswerkplekken.

Voordelen van producten meenemen van kantoor:

• Snelle Beschikbaarheid: Een van de duidelijke voordelen van het meenemen van kantoorproducten naar huis is de onmiddellijke beschikbaarheid.
• Medewerkers konden snel over de benodigde apparatuur beschikken om hun werkzaamheden voort te zetten.
• Inkoopvoordeel: Bedrijven profiteerden van inkoopvoordelen omdat ze de kantoormaterialen al in bulk hadden ingekocht. Dit resulteerde in kostenefficiëntie voor de organisatie.

Nadelen van het meebrengen van kantoorproducten:

• Gebrek aan Overzicht: Een groot nadeel van deze aanpak is het gebrek aan overzicht. Bedrijven hebben vaak geen duidelijk beeld van welke producten hun medewerkers hebben meegenomen, waardoor inventarisatie en beheer bemoeilijkt worden.
• Beperkte Mobiliteit: Niet alle medewerkers beschikken over een auto, laat staan een ruime auto waarin ze een bureaustoel kunnen vervoeren. Dit kan leiden tot ongemak en fysieke ongemakken voor de medewerkers.
• Arbeidsintensief: Het demonteren, vervoeren en weer monteren van kantoormeubilair kost veel arbeidsuren en kan de productiviteit van medewerkers beïnvloeden.
• Uitdiensttreding: Bij het vertrek van een medewerker ontstaan er vaak problemen rond de teruggave van producten aan de werkgever. Het ontbreken van inzicht kan tot verlies van bedrijfsmiddelen leiden.
• Kosten en Registratie: Hoewel het in eerste instantie misschien als een goedkope oplossing lijkt, kan het meenemen van kantoorproducten naar huis leiden tot onverwachte kosten door verlies, schade en arbeidsuren. Het gebrek aan duidelijke registratie verergert deze situatie.
• Opslagproblemen: Het terughalen en opslaan van teruggebrachte kantoormaterialen kan een complexe uitdaging zijn voor organisaties, vooral als er geen efficiënte processen zijn vastgesteld.

Het is duidelijk dat het meenemen van kantoorproducten naar huis, hoewel het in eerste instantie een handige oplossing leek, niet zonder problemen is. Bedrijven worden aangemoedigd om te investeren in een meer gestructureerde aanpak om ergonomische thuiswerkplekken te creëren en te beheren. Dit kan onder meer het verstrekken van geschikte apparatuur, het implementeren van duidelijke beleidslijnen voor thuiswerken en het inrichten van een efficiënte inventarisatie en beheer van kantoormaterialen omvatten. Alleen zo kunnen organisaties ervoor zorgen dat hun medewerkers comfortabel en productief kunnen werken, zowel op kantoor als thuis.

3B. Medewerkers een budget toekennen om zelf producten te kopen

Het toekennen van een budget aan medewerkers voor de aanschaf van thuiswerkproducten lijkt op het eerste gezicht een snelle en praktische oplossing te zijn. Toch staat dit vaak op gespannen voet met de ARBO-wetgeving, die werkgevers verplicht om ervoor te zorgen dat de thuiswerkplek ergonomisch verantwoord is ingericht. In veel gevallen kan het toekennen van een budget leiden tot een schijn van voldoening aan deze verantwoordelijkheid, terwijl in werkelijkheid de last bij de medewerker wordt gelegd. Voor medewerkers die geen specialist zijn op het gebied van ergonomie, kan het moeilijk zijn om te beoordelen of een product aan de ARBO-wet voldoet. Zo hebben we ontdekt dat veel bureaustoelen die online worden verkocht niet eens voldoen aan de minimale EN:1335-norm, waardoor ze niet geschikt zijn voor zakelijk gebruik

Voordelen van het toekennen van een budget voor Thuiswerkplekken:

• Snel en Efficiënt: Het toekennen van een budget aan medewerkers kan voor werkgevers een snelle en efficiënte oplossing lijken.
• Zakelijke Opties: Er zijn zakelijke oplossingen waarbij werknemers met een vastgesteld budget producten kunnen selecteren die voldoen aan de ARBO-wetgeving.

Dit kan een goede oplossing zijn, en sommige bedrijven, zoals Second Office, bieden deze mogelijkheid aan.

Nadelen van het toekennen van een budget voor Thuiswerkplekken:

• Gebrek aan Expertise: Medewerkers zijn meestal geen experts op het gebied van ergonomie, waardoor ze mogelijk niet weten of een product geschikt is voor hun thuiswerkplek.
• Gemiste Inkoopvoordelen: Het toekennen van individuele budgetten kan leiden tot het missen van inkoopvoordelen die een organisatie kan behalen door grootschalige inkoop.
• Gebrek aan Inzicht: Vaak hebben werkgevers geen inzicht in welke producten medewerkers hebben gekocht voor hun thuiswerkplek en of deze ergonomisch verantwoord zijn.
• Complex Declaratieproces: Het beheren van declaraties voor aangeschafte materialen kan tijdrovend en arbeidsintensief zijn voor organisaties.
• Wettelijke Verplichtingen: Wetgeving vereist vaak dat werkgevers controles uitvoeren op aangeschafte materialen, zoals het controleren van bonnetjes en het beoordelen van foto’s

Het is duidelijk dat het toekennen van budgetten aan medewerkers voor de aanschaf van thuiswerkproducten zowel voordelen als nadelen met zich meebrengt. Het is belangrijk voor organisaties om zorgvuldig af te wegen hoe ze hun medewerkers het beste kunnen ondersteunen bij het creëren van ergonomische thuiswerkplekken, rekening houdend met zowel de wettelijke verplichtingen als de praktische uitvoerbaarheid.

3C. Thuiswerkplek Totaaloplossing

Er zijn bedrijven die gespecialiseerd zijn in het ontzorgen van organisaties rondom de thuiswerkplek. Dit betekent dat je als organisatie een eigen web omgeving krijgt met daarin opgenomen jullie beleid voor hybride werken. Samen bepaal je het assortiment van producten conform jullie eigen ARBO-beleid waaruit medewerkers kunnen kiezen voor het optimaliseren van de thuiswerkplek. Afhankelijk van met welke partner je samenwerkt, worden alle zaken structureel goed ingeregeld. Met Second Office heb je een totaaloplossing. Die zorgt voor een gepersonaliseerde thuiswerkwinkel, waar medewerkers vooraf goed geïnformeerd worden over wat een ergonomische thuiswerkplek is en hoe deze ingericht kan worden. En ja, zeker wordt hierbij gelet op de kosten. Daarnaast heb je als werkgever een efficiënt en gecontroleerd proces. Per medewerker wordt geregistreerd welke producten men heeft voor de thuiswerkplek, inclusief tijdstempels en akkoordverklaringen dat de medewerker op de hoogte is van jullie beleid. Leveringen en installatie worden door Second Office uitgevoerd. En het mooie is: in de rapportage kun je precies de kosten per medewerker zien en als deze uit dienst wil gaan, wat de live kosten zijn voor het overnemen van de thuiswerkplek. Wil de medewerker de thuiswerkplek niet overnemen, dan haalt Second Office deze voor je op en slaat deze op. Bij nieuwe aanvragen worden als eerste de retour gekomen producten opnieuw ingezet. Dit maakt je bedrijf duurzaam en je gaat efficiënt om met de middelen.

Voordelen van ThuiswerkplekTotaal-oplossing

• Als werkgever heb je volledig zicht op hoe de thuiswerkplekken conform ARBO zijn ingericht.
• Alle verstrekte producten zijn in lijn met de geldende wetgeving.
• Het is kostenefficiënt omdat medewerkers alleen producten aanvragen die ze daadwerkelijk nodig hebben, in tegenstelling tot wanneer een vast budget wordt verstrekt en dit op is
• De gepersonaliseerde thuiswerkwinkel zorgt voor continue voorlichting over ergonomisch en gezond werken.
• Er is een verhoogde tevredenheid bij medewerkers omdat hun thuiswerkplek goed is georganiseerd en zij er geen zorgen over hebben.
• De oplossing vergt geen tijds- of arbeidsinvestering van jullie organisatie.
• Het is een duurzame oplossing, aangezien producten voor de thuiswerkplek hergebruikt kunnen worden.
• Jullie organisatie profiteert van inkoopvoordelen, omdat producten op grote schaal worden ingekocht voor meerdere klanten.
• Er wordt continu informatie verstrekt aan medewerkers over ergonomisch en vitaal werken.

Nadelen van ThuiswerkplekTotaal-oplossing:

• Indien het proces eerder was toegewezen aan een functionaris binnen de organisatie, is dit niet langer nodig.

Conclusie en advies

Steeds meer organisaties hebben een hybride werken beleid geïmplementeerd. Dit maakt je een vooruitstrevende werkgever wat nieuw talent aantrekt. De beste oplossing voor organisaties is om een ThuiswerkplekTotaal-oplossing te faciliteren. Daarmee beschik je over het beste resultaat: een ergonomische werkplek, voldoe je als werkgever aan de ARBO norm, heb je volledig inzicht en een gecontroleerd proces. Bovenal is het de meest kosten-efficiënte oplossing gebleken bij Second Office klanten