Thuiswerkvergoeding waar moet u opletten

Thuiswerkvergoeding waar moet u opletten!

In dit blog bespreken we:

Wat houdt een thuiswerkvergoeding in?

Een thuiswerkvergoeding kan bestaan uit een eenmalige betaling, een maandelijkse vergoeding, of een combinatie van beide. De maandelijkse vergoeding heeft meestal betrekking op extra kosten die werknemers maken als gevolg van thuiswerken, zoals extra energieverbruik, koffie- en toiletpapiergebruik. De eenmalige vergoeding daarentegen is bedoeld voor de initiële inrichting van een geschikte thuiswerkplek. Deze vergoeding kan worden toegekend aan alle werknemers of slechts een selecte groep. Organisaties kunnen ervoor kiezen om deze vergoeding standaard aan te bieden, op aanvraag, of op basis van declaraties.

Hoe hoog is de eenmalige thuiswerkvergoeding?

Bedrijven die ervoor kiezen om een vergoeding te verstrekken voor het inrichten van een thuiswerkplek, stellen meestal een bedrag beschikbaar dat varieert van enkele honderden euro’s tot maximaal 1000 euro. Vaak wordt dit budget toegewezen voor een periode van 5 jaar.

Nadelen van de eenmalige thuiswerkvergoeding

Er zijn echter enkele nadelen verbonden aan het verstrekken van een eenmalige vergoeding voor de inrichting van thuiswerkplekken:
• Het volledige budget kan worden besteed zonder garantie dat het wordt gebruikt voor de inrichting van de thuiswerkplek.
• Werkgevers hebben geen inzicht of de aangeschafte producten voldoen aan de ARBO-wetgeving, wat kan resulteren in een niet-conforme thuiswerkplek en aansprakelijkheidsrisico’s.
• Het declaratie- en controleproces voor aangeschafte materialen vergt veel tijd van de interne organisatie.
• Bij uitdiensttreding wordt het verstrekte budget of de thuiswerkplek volledig afgeschreven.
• Er is geen inkoopvoordeel, wat betekent dat het budget mogelijk niet optimaal wordt benut.

Een oplossing voor de eenmalige thuiswerkvergoeding

Second Office biedt een thuiswerkplek oplossing waarmee u een efficiënt proces heeft om ergonomische en productieve thuiswerkplekken voor uw medewerkers te creëren en beheren. Ook kunnen wij het beheer van uw huidige oplossing overnemen en integreren in onze slimme thuiswerkplekoplossing. Medewerkers met een budget kunnen (tijdelijk) worden uitgesloten.

Enkele voordelen zijn:
• U voldoet aan de wettelijke zorgplicht en de ARBO-wetgeving.
• Kostenbesparend in vergelijking met het verstrekken van budget, omdat medewerkers alleen producten kunnen aanvragen voor het inrichten van hun thuiswerkplek.
• Een geautomatiseerd en gecontroleerd proces inclusief database met daarin opgenomen welke thuiswerkplek producten een medewerker heeft inclusief de kosten en afschrijving.
• Bij uitdiensttreding kunnen medewerkers de werkplek overnemen of kunnen wij deze voor u terughalen en de herinzet verzorgen.
• Een op maat gemaakte thuiswerkwinkel met een assortiment dat aan uw wensen voldoet en waaruit medewerkers kunnen kiezen.

Hoogte van de maandelijkse thuiswerkvergoeding

Hoe hoog moet de maandelijkse thuiswerkvergoeding zijn? Veel bedrijven hanteren de richtlijnen van het Nibud, die in 2023 zijn gestegen naar €2,15 per dag, inclusief extra kosten voor gas, water, elektriciteit, koffie, toiletpapier, en de afschrijving van meubels. Vanaf 1 januari 2024 wordt dit bedrag €2,35 per dag. Werkgevers hoeven geen loonbelasting te betalen over dit bedrag. Een thuiswerkvergoeding kan echter ook hoger zijn, waarbij de werkgever boven de €2,35 wel loonheffing betaalt. Het is belangrijk op te merken dat een thuiswerkvergoeding wettelijk niet verplicht is, maar steeds vaker in cao’s wordt geregeld.

Vergoeding voor de thuiswerkplek

Als uw werknemers regelmatig thuiswerken, is het essentieel dat hun thuiswerkplek goed is ingericht en voldoet aan de Nederlandse Arbowet. Deze wet stelt regels en voorschriften voor arbeidsomstandigheden en veiligheid op de werkplek. Werkgevers zijn verplicht om een veilige en gezonde werkomgeving te bieden. Als de thuiswerkplek van uw werknemers niet aan deze voorwaarden voldoet, kunt u een vergoeding aanbieden voor het verbeteren van hun werkplek, bijvoorbeeld voor een ergonomische stoel of in hoogte verstelbaar bureau. Deze kosten zijn vrijgesteld van belasting omdat ze cruciaal zijn voor het inrichten van een goede werkplek.

Vergeet niet om deze blog te delen!
Meer blogs

Thuiswerkplek en de ondernemingsraad: informatiewijzer

Thuiswerkplek in 2024: alles over de vergoedingen