Video-vergaderen is -volgens 68% van de ondervraagden- niet effectief en behoorlijk vermoeiend, blijkt uit een peiling uitgevoerd door RTL-nieuws. Sinds het begin van COVID-19 maken thuiswerkers veelvuldig gebruik van tools zoals MS Teams, Google Hangouts en Zoom, om digitaal met elkaar te overleggen. Video-vergaderen heeft uiteraard ook voordelen. Maar hoe voorkom je nu dat videomeetings te lang duren en niet effectief zijn?
Video-meetings vragen veel meer inspanning van deelnemers dan een fysiek overleg. Vooral video-meetings die langer dan een uur duren, vergen veel van onze concentratie. Zeker als je van de ene naar de andere video-meeting overstapt. Ook haperende verbindingen of deelnemers die de knoppen nog niet beheersen, frustreren ons allemaal.
Een video-vergadering die effectief en goed verloopt voldoet aan deze kenmerken:
- Het doel van de video-vergadering is voor alle deelnemers vooraf duidelijk
- Alle aanwezige deelnemers kunnen een bijdrage leveren aan het overleg
- Het resultaat van de video-vergadering is dat het doel wordt behaald
Tips voor vanuit je thuiskantoor effectief te video-vergaderen:
- Vooraf is iedereen bekend met de agenda, zonder agenda geen video-vergadering;
- Houd een maximale vergadertijd aan van 45 minuten;
- Mocht de vergadering echt langer duren, neem dan elk uur een pauze van 15 minuten en neem dit op in de agenda;
- Volg de agenda tijdens het video-vergaderen;
- Houd tien minuten voor de eindtijd een vragenronde, een zogenaamde check-up en zorg voor een goede afsluiting;
- Zet je microfoon uit wanneer je niet aan het woord bent en onderbreek anderen zo min mogelijk;
- Plan voor je zelf een pauze in tussen verschillende video-vergaderingen, een meeting afbreken omdat de tijd voorbij is en doorrollen naar de volgende vergadering is vermoeiend en niet effectief;
- Laat iedereen de camera aan zetten. Tijdens de lockdown is menselijk contact al beperkt, dit helpt er tegen;
- Een open deur, maar zorg dat je techniek op orde is en dat je bekend bent met de software tool. Creëer een goede thuiswerkplek en zorg dat je niet gestoord kan worden.
Met deze tips kunnen jij en je collega’s voortaan effectiever en beter online vergaderen. Heeft jouw organisatie een vraag over gezonde- en goede thuiswerkplekken die toekomstbestendig zijn? Zonder administratief en operationeel beheer. Neem gerust vrijblijvend contact met ons op om samen naar de juiste oplossingen te kijken.
